Comment organiser un événement innovant?

15 décembre 2020 Association

Commencez par les questions structurantes

Si vous avez une vision, quoiqu'il arrive, vous arriverez quelque part, et cela vous permettra de prioriser et de prendre les décisions importantes en route : Pourquoi ? Pour qui ? Pour obtenir quel résultat ? Il ne s'agit pas d?avoir un impact qui vous change la vie, mais simplement de mettre cette vision en mots pour s'y référer tout au long du projet. Les questions "Quoi ?", "Comment ?" et "Où ?" viendront en suivant, mais étonnamment, elles sont beaucoup moins importantes.

Concrètement : quand nous avons monté la GW, nous voulions donner un coup de boost au moral de notre communauté, l'inspirer en montrant à nos alumni que la pandémie était aussi une source d'opportunités, et que la terre ne s'était pas arrêtée de tourner. Ça a complètement défini le format, les thèmes et la sélection des speakers.

Trouvez des alliés, impliquez-les, co-créez !

Nul ne possède la science infuse, et on ne peut pas être bon partout. Appuyez-vous sur ce réseau de talents et de bénévoles actifs avides de filer un coup de main pour accélérer la réalisation des initiatives que vous menez, et pour en améliorer la qualité. Parlez de votre idée avant même de vous y attacher, ce qui vous permettra de collecter du feedback, des idées, des supporters, des speakers, des bras... et vous donnera une motivation supplémentaire pour aller au bout. Mais pour convaincre, travaillez votre pitch ! Demandez-vous ce qu?il y a dans cette initiative pour votre interlocuteur même si c'est simplement le plaisir d'aider ou de collaborer.

De notre côté, avant la GW, nous avons eu une discussion avec Julien Dereumaux (Agence Pilot?in, promo 2013) qui nous a permis d'identifier l'outil marketing idéal pour promouvoir l'événement, par capillarité. Puis, pendant la GW, l'aide des bénévoles actifs a été essentielle : nous avions plus de 15 ambassadeurs faisant la promo de l'event en simultané sur tous les fuseaux horaires !

Communiquez, communiquez, communiquez !

Soyons sincères : à l'heure zéro, les gens se fichent pas mal de votre initiative. Vous êtes en concurrence avec Netflix, l'apéro des fans du point de croix, un dîner romantique, la flemme justifiée du travailleur ardu et les 250 e-mails qu'il/elle reçoit tous les jours. Alors poster un event sur TBS Alumni ne sera sûrement pas suffisant pour rameuter une foule. Un simple email non plus. Notre premier conseil est : faites participer tout le monde. Demandez à ceux qui répondent présents d'en parler autour d'eux, et faites en sorte qu'ils se sentent tous concernés. Ils seront alors d'autant plus engagés et l'impact de la communication en sera démultiplié. Au niveau du contenu, racontez une histoire. Soyez captivants, ajoutez des nouveautés au fur et à mesure, donnez envie à votre audience de participer, faites-leur sentir qu?ils seront bien reçus, que quelque chose de chouette les attend. Il est évidemment nécessaire de lier cette histoire au "pourquoi?" et au "pour qui?" !

Pendant la Global Week, nous avons commencé par surfer sur la théorie de l'évolution de Darwin pour prendre le contre pied de l'effet "fin du monde apocalyptique" généré par le coronavirus. Puis nous avons parlé de leadership, du type de leader dont il serait question, tout en abordant les thèmes importants, sans oublier de mentionner la Fondation et l'objectif caritatif de l'événement. Toutes les semaines, nous avons communiqué des éléments nouveaux, ce qui nous a permis de continuer à en parler sans se répéter.

Lancez-vous !

Oubliez que c'est impossible et faites-le. Plus facile à dire qu'à faire nous direz-vous? Mais qu'avez-vous à perdre ? Dans le pire des cas, vous n'aurez pas créé quelque chose qui n'existait pas de toute façon. Alors soyez différents, osez, testez ! De même, n'attendez pas d'avoir tout planifié pour vous lancer. Partez sur une idée ambitieuse, une vision, et construisez / co-créez en route : changez d'avis, modifiez vos plans en chemin. N'ayez pas peur d'abandonner des idées, même bonnes, que vous ne parviendrez pas à réaliser. Soyez ambitieux : même en réalisant la moitié de ce que vous aviez imaginé, vous surprendrez tout le monde. Cependant, restez réalistes : viser grand c'est bien, mais dans les limites du possible c'est mieux.

Pendant la Global Week, nous nous sommes fixés 2 objectifs arbitrairement : 1000 inscrits (dépassé avec 1200+) et 20 000€ pour la Fondation (11 000€ collectés). L'objectif de 1000 inscrits nous a permis de créer une cadence, de motiver tout le monde, et la veille, nous avons atteint cet objectif délirant : en visant 200 participants, nous aurions réussi, mais sans chercher à pousser la barre des 1000. Pour la collecte, ça nous a donné de l'audace. Ça nous a obligé à en parler, à pousser le sujet, à nous surpasser. Nous n'avons pas atteint les 20K, mais 11K reste la plus grande collecte jamais réalisée. On aurait voulu encore plus ? Oui ! Mais dans tous les cas? nous avons gagné. ;)

La partie que vous redoutez le plus : les petits ratés...

Certaines choses vont carrément foirer. Pas de panique ! Vous n'êtes pas chirurgiens, personne ne va en mourir. Tenez votre budget, le reste sera juste un apprentissage pertinent. Dans notre cas, nous comptons aussi quelques ratés (eh oui !). Premièrement, les ateliers : nous nous y sommes pris trop tard, et pas très bien. Il n'y avait pas assez de facilitateurs, ce n'était pas assez structuré, donc il y a eu peu de participants. L'idée reste bonne, mais il faut la réaliser différemment. Deuxièmement, 9 jours de conférence c'est trop! C'est épuisant, pour les organisateurs... et les participants. Nous avons enregistré beaucoup de connexions le premier weekend, puis de moins en moins jusqu'au vendredi. Mais finalement, ce sont les bons moments qui restent dans nos mémoires, rassurant, non ?