Ambre Crocis (TBS 2014) propose ses astuces de télétravail

16 avril 2020 Association

Ambre CROCIS (TBS 2014), Consultante Transformation Digitale nous partage quelques astuces utiles en ces temps de télétravail :

Comment animer un atelier design thinking à distance ?

Pour ceux ayant déjà eu l’occasion d’utiliser cette méthode, vous savez sûrement qu’elle implique un grand nombre d’ateliers en présentiel, regroupant des équipes pluridisciplinaires, un bon nombre de post-its, des icebreakers, ou encore toute une panoplie d’outils et de templates à remplir.

Elle nous partage leurs bonnes pratiques et outils coup de cœur pour mener à bien nos ateliers design thinking à distance en 3 étapes:

Étape 1 : La préparation: Établir un timing précis, limiter le nombre d’invités, prévoir une pause, limiter le nombre de sujets abordés, bien choisir ses outils et bien savoir les utiliser, et permettre aux participants de se familiariser à l’outil: Avant l’atelier.

Étape 2 : Le moment de l’atelier: Prendre le temps de s’installer, préciser les règles de l’atelier à distance, être le plus clair possible sur les règles des exercices à effectuer, générer un climat de confiance, bien cadrer le temps, et clore l’atelier.

Étape 3 : Construire la suite: Remercier les participants, partager la synthèse de l’atelier, et passer à l’action.

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Comment réussir vos réunions d'équipe à distance en temps de Covid-19 ?

Organiser une réunion d’équipe en temps normal n’est pas chose facile, mais lorsque celle-ci doit se tenir à distance ça l’est encore moins. La crise que nous vivons actuellement est une occasion unique pour repenser nos façons de travailler et de s’adapter au monde de demain en intégrant les notions de management à distance et d’outils collaboratifs.

Force est de constater que la majorité des entreprises françaises sont passées d’un état de « télétravail ponctuel » à un état de « télétravail généralisé ». Pour certaines d’entre elles ce saut a été assez brutal. La question qui se pose est donc : Quel outil sera le mieux adapté pour mon entreprise et mon organisation afin d’animer mes réunions d’équipe au temps du COVID-19 ?

Elle nous donne les meilleurs outils et conseils pour nous aider à mener nos réunions d’équipe à distance:

Slack: Sera d’une grande aide pour faciliter nos communications interne. Vous avez la possibilité de créer autant de «channels» (ndlr : canal de communication) qu’il y a de projets, d’équipes ou de sujets à traiter. L’organisation des réunions à distance peut se tenir en visioconférence ou bien par appel audio. En plus, l’inscription est gratuite. Une version payante existe également : l’essayer c’est l’adopter !

Discord: un outil rapide, simple, léger qui nous fait oublier toute la complexité du «monde IT». L’inscription est gratuite, vous avez la possibilité d’utiliser les fonctionnalités de chat, voix, visioconférence, partage d’écran et de créer différents serveurs vocaux (ndlr : canal de communication – un peu comme sur Slack).

Flock: L’avantage c’est qu’il dispose de connecteurs avec de nombreux autres outils : Joinme, Github, IFTTT, Google Drive et bien d’autres. En résumé : c’est Slack et Teams réunis dans un même outil !

Conseils:

Bonne pratique #1 : Avant de lancer votre réunion, assurez- vous d’avoir bien pris connaissance de l’outil et d’avoir réalisé des tests de connexion (par exemple : ouvrir en avance la visioconférence pour éviter les mauvaises surprises). Assurez-vous aussi d’envoyer un ordre du jour à vos participants, et définissez les personnes qui seront en charge d’animer la réunion (nous vous conseillons de fonctionner en binôme).

Bonne pratique #2 : Pendant la réunion, rappelez l’objectif et l’agenda. Définissez un Time Keeper (pour ne pas déborder sur le temps) et un responsable de prise de notes. Et surtout, assurez-vous que chaque personne puisse s’exprimer.

Bonne pratique #3 : Enfin, à l’issue de la réunion, n’oubliez pas de récolter les feedbacks à la manière d’un R.O.T.I* (ce qui a bien marché, moins bien marché, axes d’améliorations pour les prochaines réunions). Prenez la température de vos participants, leur mindset… et pour finir, insistez sur la rédaction d’un compte-rendu de réunion si nécessaire.

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